在活动进行过程当中，经常会有许多意外情况的发生，我们经常所说的活动中发生的意外情况包括以下情况，一是事件发生，发展的速度很快，出乎意料，二是事件难以应对，必须采取非常规方法来处理。

　　如何处理好活动策划中招商策划的突发事件。

　　1，设备故障或电力中断，在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况，特别是一些中小型的活动，由于设备不够而出现现场设备故障，特别是音响系统出现故障率高，各品牌的音响系统由于价格悬殊巨会议邀约大其质量也不一样，一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元，其质量自然没有保证，这样在活动上演阶段便可能出现啸叫声音，甚至有因为使用过久被烧坏的可能。

　　2，因嘉宾及演员临时缺席，导致节目流招商全案策划程更改。

　　大型节庆的嘉宾和演员通常不到后一刻很难终确定，出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题，某个活动曾经出现过这样的问题，原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消出席招商模式设计本次活动，但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接沟通上出了问题。

　　会场布置具有重要的意义，会场形式的安排要根据会议的规模，性质和需要来确定，不同的会场布置形式体现不同的意义，气氛和效果，适用于不同的会议会议营销策划目的。

　　会场布置是否合理对于会议的成功与否具有很大的影响，会场的地点和大小是否合适，设备是否齐全，全场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议的效果将产生直接的影响，所以，招商外包会议组织者必须重视会场的布置。

　　会场布置的形式可分为相对式，全围式，半围式和分散式，相对式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突出了主席台的地位，由于专门设立了主席台，整个会场气氛显得比较严肃和庄重。